RÉGLEMENT

TRAILER GRAND PRIX

ÉDITION 2022

ARTICLE 1 : ORGANISATION DU FESTIVAL

L'association THE WILD ROOM (TWR) dont le siège social est situé au 174 boulevard Voltaire 92600 Asnières-sur-Seine FRANCE, représentée par Monsieur Marc Nauleau en sa qualité de Président et Alexandre de Villeneuve en sa qualité de Secrétaire Général, (ci-après dénommé « L'Organisateur ») organise un festival de bandes annonces intitulé Trailer Grand Prix (ci-après dénommé « le Festival »).

Ce Festival se déroulera du 12 au 16 janvier 2022 pour sa première édition.

ARTICLE 2 : ACCEPTATION

La participation au Festival implique de la part des Participants (personnes morales ou physiques) l'acceptation sans aucune réserve du présent règlement et de ses éventuels avenants ainsi que du principe du Festival. Tout contrevenant à l'un ou plusieurs des articles du présent règlement sera privé de la possibilité de participer au Festival mais également du prix qu'il aura pu gagner.

ARTICLE 3 : PARTICIPATION - ELIGIBILITE

Le Festival est ouvert à toute personne physique ou morale (réalisateur, producteur, prestataire de post-production, distributeur, vendeur à l'international), désireuse d'y participer et répondant aux critères de sélection énoncés ci-dessous :

- L'auteur ou le titulaire des droits d'exploitation de la bande-annonce sur Internet doit être majeure.

- Si la bande-annonce comporte des dialogues, elle doit être remise sous-titrée en anglais.

- La durée de la bande annonce doit être de trois (3) minutes maximum (crédits inclus).

- Le sujet du film, objet de la bande-annonce, est libre.

- Le film, objet de la bande-annonce, peut être en prise de vue réelle ou en animation (3D, 2D etc...).

- Sont acceptées les bandes annonces de fictions, de documentaires et de séries.

- Sont exclues les publicités (vraies ou fausses), les films institutionnels, les campagnes de prévention, les vidéos artistiques à caractère expérimental et les clips

- Seront notamment illicites les films contraires à l'ordre public et aux bonnes mœurs, à caractère diffamatoire ou injurieux, à caractère raciste, antisémite, xénophobe, révisionniste, incitant ou faisant l'apologie de la violence ou de la discrimination sous toutes ses formes, portant atteinte aux droits de la personne, droits d'auteurs, droits voisins et au droit des marques.

- En cas d'œuvres de collaboration ou d'œuvres composites, le participant garantit détenir tous les droits nécessaires (i) à la participation au Festival et (ii) à l'exploitation linéaire du film dans les conditions prévues à l'article 5.

- L'ayant-droit du film et de la bande-annonce doit disposer des droits sur la(les) musique(s) originale(s) du film ou bien utiliser de la musique libre de droits.

- Le film, objet de la bande-annonce présentée, ne doit pas avoir fait l'objet d'une exploitation sous quelque forme que ce soit (Cinémas, TV, Web) avant la date de clôture du festival. Par conséquent ne sont acceptées que les bandes annonces de films dont la sortie officielle aura lieu entre le 20 janvier 2022 et le 20 janvier 2023.

La participation au Festival implique la connaissance et l'acceptation des caractéristiques et des limites d'Internet notamment en ce qui concerne les performances techniques, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des informations, l'absence de protection de certaines données contre des détournements éventuels et les risques de contamination par des éventuels virus circulant sur le réseau.

ARTICLE 4 : MODALITES ET ELEMENTS MATERIELS DU FESTIVAL

Le principe du Festival est le suivant

4.1 Dépôt des candidatures & Dispositif de sélection

La période d'inscription des films est ouverte du 1er septembre au 24 décembre 2021.

L'inscription doit être effectuée sur l'une des plateformes suivantes :

Filmfreeway

Festhome

Clickforfestival

Movibeta

Wfcn.co

Le dépôt des candidatures en ligne implique la création d'un compte personnel sur la plateforme choisie, la création d'une page dédiée à la bande-annonce dûment remplie, et nécessite donc le chargement de la bande-annonce ou la mention d'un lien url de visionnage.

A cette fin, la vidéo concernée aura dû être mise en ligne antérieurement à l'inscription sur une plateforme de partage comme Viméo ou Youtube et devra être accessible en lien privé ou public.

Si le Participant n'est pas déjà titulaire d'un compte Viméo ou YouTube, il pourra s'y inscrire gratuitement en complétant le formulaire accessible sur le Site Vidéo.

Ces plateformes demandent un certain nombre de renseignements pour leur propre et seul usage.

Un seul dépôt est nécessaire.

En cas de problème rencontré sur l'une ou l'autre de ces plateformes, les participants devront faire le nécessaire pour régler eux-mêmes ce problème et l'Organisateur ne pourra en être tenu responsable. Aucune candidature ne sera acceptée autrement que par dépôt sur l'une ou l'autre des plateformes susmentionnées.

Au moment de la candidature, le Participant pourra communiquer un lien privé ou public vers la bande-annonce. En revanche, en cas de sélection, le Participant devra remettre un lien public et un fichier numérique de la vidéo.

Les Participants devront considérer lors de la production de leur(s) vidéo(s) les normes techniques imposées, en cas de sélection, par le festival. A savoir :

- Résolution minimale de la bande annonce : 1920 x 1080 en HD,

- Résolution idéale de la bande annonce : 4K

Pour la mise en ligne de leur vidéo sur les sites de partage Viméo ou Youtube, les Participants devront privilégier l'encodage en H.264. Néanmoins, il est recommandé au candidat de conserver le fichier MASTER (natif) au format initial (à minima un ProRes 4:2:2) dans l'éventualité de sa sélection.

Toute fausse déclaration ou déclaration erronée et/ou incomplète, sera considérée comme nulle et entraînera la disqualification de son dépositaire. Toute inscription après les dates limites du Festival sera considérée comme nulle.

A l'issue de cette période d'inscription, une pré-selection sera réalisée par le comité de programmation.

4.2 Phase finale du Festival

Du 1er janvier 2022 au 14 janvier 2022, les internautes des différents pays (ci-après dénommés « les Votants ») pourront voter pour leurs bandes annonces préférées sur le site internet du Festival.

A cette fin, les bandes annonces seront mises en ligne et disponibles sur trailersgrandprix.com à titre gratuit. Le participant ne pourra donc pas demander à l'organisateur une quelconque indemnité pour cette diffusion. Dans la perspective de cette mise en ligne, seront utilisés les liens url des bandes annonces sélectionnées. Pour parer à tout problème technique, il sera également demandé au Participant de transmettre le lien de la vidéo ou un lien de téléchargement du fichier H.264 de la vidéo via un service d'envoi sur cloud ou par FTP/serveur.

Les bandes annonces apparaitront dans les catégories qui leur correspondent ainsi que dans les catégories nationales et internationales. Chaque votant devra s'identifier et remplir un formulaire avant de pouvoir voter. Le caractère unique du vote étant vérifié via le dépôt de plusieurs cookies dédiés sur l'équipement terminal du votant. Ces votes permettront de définir un gagnant pour le prix du public.

Les bandes annonces feront également l'objet d'une délibération par un jury de professionnels du cinéma qui décernera le Grand Prix.

4.3 Délibération du jury professionnel

Lors d'un événement public organisé à Paris (France), les bandes annonces seront projetées dans une salle de cinéma (le Grand Action). Un jury de professionnels se réunira à cette occasion pour adresser le prix de la meilleure bande annonce nationale et internationale. Un public extérieur pourra aussi assister à cette projection et votera pour le Prix du Public (addition de leur vote à ceux effectués sur internet).

Les résultats seront annoncés lors de la Remise des Prix, le 15 janvier 2022.

Dans le but d'organiser cette projection, le participant aura la charge notamment de transmettre aux équipes techniques du Festival le fichier vidéo au bon format pour la diffusion : DCP ou PORES 4.2.2.

- Résolution minimale de la bande annonce : 1920 x 1080 en HD,

- Résolution idéale de la bande annonce : 4K

ARTICLE 5 : ANNONCE DE LA SELECTION / DÉTERMINATION DES GAGNANTS

Les Organisateurs contacteront par téléphone et/ou courrier électronique les Participants sélectionnés dans la semaine qui suit la date de clôture des inscriptions.

Le jury professionnel se réunissant en tout début de festival, les gagnants des Grands Prix seront informés en amont de la remise de prix et seront invités à y assister.

Les bandes annonces remarquées seront récompensées de divers prix, dont un laurel utilisable sur les marchés internationaux du film, une garantie de qualité à la fois publique et critique et de succès futur pour les distributeurs et producteurs.

ARTICLE 6 : RECOMPENSES

Les Gagnants des Grand Prix se verront remettre un certain nombre de récompenses en complément de la distinction. Une liste sera communiquée ultérieurement.

ARTICLE 7 : RESPONSABILITE DES ORGANISATEURS

L'Organisateur ne saurait être tenu pour responsable si, pour des raisons indépendantes de sa volonté (cas fortuit ou force majeure ainsi que tout autre événement considéré par elles comme rendant impossible l'exécution du Festival dans les conditions initialement prévues), le Festival était partiellement ou totalement modifié, reporté ou annulé. L'Organisateur ne peut être tenu pour responsable du mauvais fonctionnement du ou des site(s) et/ou du Festival pour un navigateur donné. L'Organisateur ne garantit pas que les sites et/ou le Festival fonctionnent sans interruption ou qu'il ne contiennent pas d'erreurs informatiques quelconques, ni que les défauts constatés seront corrigés dans des délais très courts. En cas de dysfonctionnement technique du Festival, l'Organisateur se réserve le droit si nécessaire d'invalider et/ou de d'annuler le Festival au cours duquel le dit dysfonctionnement a eu lieu. Aucune réclamation ne sera acceptée de ce fait. L'Organisateur ne pourra être tenu responsable si les données relatives à l'inscription d'un participant ne lui parvenait pas pour une quelconque raison dont il ne pourrait être tenu responsable (par exemple, un problème de connexion à Internet dû à une quelconque raison chez l'utilisateur, une défaillance momentanée de nos serveurs pour une raison quelconque, etc.) ou lui arriveraient illisibles ou impossible à traiter (par exemple, si le participant possède un matériel informatique ou un environnement logiciel inadéquat pour son inscription, etc.) L'Organisateur ne pourrait être tenu responsable d'un préjudice d'aucune nature (personnelle, physique, matérielle, financière ou autre) survenu à l'occasion de la participation d'un individu au Festival. L'Organisateur ne pourra être tenu pour responsable du fait de l'impossibilité géographique ou technique à se connecter sur le site Internet cité à l'article 4. L'Organisateur ne saurait être tenu pour responsable des pertes et/ou vols des engagements et/ou des retards lors de leur acheminement du fait des services postaux ou de leur destruction totale ou partielle pour tout autre cas fortuit. Sa responsabilité ne saurait être engagée de ce fait. L'Organisateur disqualifiera systématiquement tout participant qui détournera l'esprit du Festival en tentant d'augmenter ses chances de gains, soit en utilisant des moyens techniques, légaux ou illégaux, connus ou inconnus à ce jour, soit en utilisant en captant ou en détournant à son profit des informations confidentielles. L'Organisateur se réserve le droit de procéder à des vérifications des méthodes utilisées par le participant et de déterminer les conséquences qu'il juge utiles. L'Organisateur se réserve le droit d'exercer des poursuites en cas de falsification avérée.

ARTICLE 8 : RECLAMATION

Pour toute question ou demande de renseignement sur le Festival, le participant devra contacter la boîte mail : contact@trailergrandprix.com

L'Organisateur s'engage à répondre dans les plus brefs délais à ces questions ou demandes de renseignements. Toute réclamation liée à l'application ou à l'interprétation du présent Festival sera tranchée exclusivement par l'Organisateur.

ARTICLE 9 : MODIFICATION DU REGLEMENT

L'Organisateur se réserve la possibilité de modifier le présent règlement en cas de besoin, à prendre toutes décisions qu'il pourrait estimer utiles pour l'application et l'interprétation du règlement, sans que sa responsabilité ne soit engagée. Toutes modifications, substantielles ou non, au présent règlement peuvent éventuellement être apportées pendant le déroulement du Festival, lesquelles seront alors portées à la connaissance des participants qui devront s'y soumettre en tant qu'annexes aux présentes.

ARTICLE 10 : VALIDATION ET ACCES AU REGLEMENT DU FESTIVAL

L'intégralité du règlement est librement et gratuitement accessible en ligne sur la page Internet du site : www.trailergrandprix.com/reglement où il peut être imprimé.

Toute participation au Festival vaut pour acceptation totale du présent règlement.

ARTICLE 11 : DONNEES ET INFORMATIONS - LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour participer au Festival, le Participant doit nécessairement fournir certaines informations personnelles le concernant ainsi que celles des personnes figurant dans la bande-annonce.

Ces Données sont désignées les « Données de Participation ». À défaut de fournir ces Données de Participation, le Participant ne pourra pas participer au Festival.

La participation au Festival nécessite que le Participant crée un compte sur l'un ou l'autre des plateformes mentionnées à l'article 4 du présent règlement afin de pouvoir y déposer sa bande-annonce. Le Participant est alors invité à renseigner certaines Données de Participation aux dépends de la plateforme choisie, parmi lesquelles :

  • Nom,
  • Prénom,
  • Adresse e-mail,
  • Adresse postale,
  • Numéro de téléphone,
  • Date de naissance,
  • Nationalité,
  • Identifiant de réseaux sociaux,
  • Nom et prénom des personnes figurant dans la vidéo, etc.

Pour participer au vote en ligne sur le site internet du Festival (www.trailergrandprix.com), le Votant doit nécessairement fournir certaines informations personnelles le concernant :

  • Nom,
  • Prénom,
  • Adresse Email,
  • Nationalité

Ces Données de Participation seront utilisées par l'Organisateur afin de vérifier qu'aucun délit n'a lieu lors des votes, et pour s'assurer du respect des conditions d'âge ou d'identité pour la participation au Festival en qualité de participant ou de votant d'une part, pour les tenir informés des résultats de la phase finale du Festival d'autre part.

11.1. Responsables de traitement

Les plateformes mentionnées à l'article 4.1 sont chacune responsable du traitement des Données de Participation renseignées et transmises par le Participant lors de la création de son compte pour le dépôt de son court métrage au cours de la période d'inscription au Festival.

L'Organisateur, dont les coordonnées sont précisées à l'article 1 du présent règlement, n'est responsable pour les Participants que du traitement des Données de Participation qui lui sont transmises sur son site internet www.trailergrandprix.com.

L'Organisateur, dont les coordonnées sont précisées à l'article 1 du présent règlement, est responsable pour les Votants du traitement des Données de Participation reçues directement sur sa plateforme www.trailergrandprix.com.

Les responsables de traitement s'engagent à traiter les Données de Participation de manière licite, loyale et transparente et à les entourer du niveau de sécurité approprié. En particulier, les Données de Participation recueillies seront traitées conformément à la réglementation européenne et la législation européenne en matière de données à caractère personnel.

11.2. Droits des Participants et des personnes figurant dans les bandes-annonces

Conformément au Règlement européen n° 2016-679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (« RGPD »), chaque Participant et Votant dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et à la portabilité des données à caractère personnel le concernant, dans les limites et conditions prévues par le RGPD.

Pour des raisons tenant à sa situation particulière, chaque Participant et Votant peut s'opposer au traitement de ses données à caractère personnel.

Lorsque le traitement des données à caractère personnel du Participant et/ou d'une des personnes figurant dans la bande-annonce est effectué sur le fondement de son/leur consentement, le Participant et/ou l'une des personnes figurant dans la bande-annonce peu(ven)t retirer son/leur consentement à tout moment.

Enfin, conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, chaque personne a la possibilité de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après son décès.

11.3. Exercice des droits

L'exercice de ces droits s'effectue à tout moment.

Pour exercer les droits mentionnés ci-dessus pour les Données de Participation renseignées lors de la création d'un compte sur les plateformes mentionnées à l'article 4.1, le Participant doit s'adresser directement à ces plateformes en leur qualité de responsables de traitement au cours de la période d'inscription au Festival.

Pour exercer les droits mentionnés ci-dessus sur les Données de Participation transmises à l'Organisateur, le Participant ou le Votant doit s'adresser à l'Organisateur à l'adresse postale suivante : The Wild Room 174 boulevard Voltaire 92600 Asnières-sur-Seine France ou envoyer un courrier électronique à l'adresse contact@trailergrandprix.com.

Les données personnelles qui seront communiquées dans le cadre de l'exercice des droits mentionnés ci-dessus le seront à titre personnel et confidentiel. À ce titre, pour que la demande soit prise en compte, la personne doit faire parvenir les éléments nécessaires à son identification à savoir, une attestation écrite sur l'honneur par laquelle la personne certifie être le titulaire desdites données personnelles figurant dans la bande-annonce dont les données à caractère personnel sont concernées par les droits mentionnés ci-dessus, ainsi qu'une photocopie d'une pièce d'identité comportant une signature de ladite personne.

En cas de litige, chaque personne a le droit de saisir la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

11.4. Durée de conservation des Données de Participation

Les Données de Participation renseignées par le Participant lors de la création de son compte sur l'une des plateformes mentionnées à l'article 4.1 seront conservées pour la durée déclarée par ces plateformes dans leur politique de confidentialité respective.

Les Données de Participation transmises à l'Organisateur dans le cadre du Festival ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu'énoncées au présent règlement et ce conformément au RGPD, à savoir :

  • Les Données de Participation des Participants et des personnes figurant dans la bande annonce non récompensées seront conservées jusqu'au 15 janvier 2023 ;
  • Les Données de Participation des Participants et des personnes figurant dans les bandes annonces gagnantes seront conservées pour une durée de 36 mois à compter de la fin du Festival.
  • Les Données de Participation des Votants seront conservées jusqu'au 15 janvier 2023.

Néanmoins, les Données de Participation pourront être conservées avant suppression, en archives intermédiaires, pendant la durée de prescription légale aux fins de conservation de la preuve de la participation et des consentements des Participants et/ou personnes figurant dans les bandes annonces pour la défense de l'Organisateur.

11.5. Transfert hors Union Européenne

L'Organisateur s'engage à ce que les Données de Participation des Participants et des personnes figurant dans les œuvres qui lui ont été transmises ne fassent pas l'objet de transfert hors Union Européenne, ou bien que ce transfert soit fait de manière sécurisée.

Les Données de Participation renseignées lors de la création d'un compte sur les plateformes mentionnées à l'article 4.1 sont en revanche susceptibles d'être transférées hors de l'Union Européenne, suivant la politique de confidentialité des données respectivement mise en œuvre par chacune de ces plateformes.

ARTICLE 12 : PROPRIETE INDUSTRIELLE ET INTELLECTUELLE

12.1. Toute reproduction, représentation ou adaptation de tout ou partie des éléments du Site servant à l'annonce, à l'organisation et au déroulement du Festival est strictement interdite sans l'autorisation préalable et expresse de l'Organisateur.

12.2. Le participant garantit qu'il ne retirera pas sa bande-annonce du festival avant la date de remise des prix.

12.3. Les participants au Festival acceptent de concéder à l'Organisateur les droits d'exploitation des bandes annonces objet de leur participation, de manière non-exclusive, conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle, lors de l'événement public, après quoi l'Organisateur n'en sera plus propriétaire.

ARTICLE 13 : DROIT APPLICABLE EN REGLEMENT DES LITIGES

13.1. Le Festival et le présent règlement sont soumis au droit européen et à la compétence des tribunaux européens, nonobstant la nationalité des participants.

13.2. Toute question relative à l'application ou à l'interprétation du règlement ou toute question imprévue qui viendrait à se poser dans le cadre de ce Festival, sera tranchée, en fonction de la nature de la question, par l'Organisateur.